El estado de excepción a causa de la pandemia por COVID 19 fue decretado por la Presidencia de la República a través del Decreto Ejecuto 1017. La falta de acceso a tecnología digital, tanto en el sector público como en el privado, fue uno de los principales obstáculos en la paralización de actividades del país, sin embargo, en esta “nueva normalidad” que podría alargarse por algunos meses, las personas se han adaptado a significativos cambios de comportamiento, sin duda el mayor cambio consiste en el uso diario de tecnología, cambio fundamental que seguramente llegó para quedarse entre nosotros.
En distintos foros académicos, desde el inicio de la pandemia, se discutió la importancia de incorporar medios telemáticos, firmas electrónicas y desmaterialización de documentos, sin embargo, para incorporar estas herramientas tecnológicas a nuestro trabajo diario, se requería decisión política y legislación que motive este gran cambio.
En mi práctica profesional como abogada inmobiliaria a través de nuestra firma de abogados Gallegos Valerezo & Neira https://gvn.com.ec/, atendemos a las empresas constructoras a quienes ofrecemos varios productos y servicios encaminados a estructurar proyectos inmobiliarios, y para ello obtener las Licencia Metropolitanas Urbanísticas, en subdivisiones, urbanizaciones y propiedad horizontal, estos trámites se realizaban de forma personal y presencial en el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito.
Actualmente la actividad municipal ha tenido un avance positivo en su tramitología, que hoy se realiza a través de plataformas digitales, los usuarios obtienen en línea claves personales y firman un Acuerdo de Medios Electrónicos que permite ingresar todo tipo de trámite municipal en línea, lastimosamente con los mismos procesos y procedimientos engorrosos y largos.
Al inicio de la pandemia, algunas autoridades se opusieron al uso de medios telemáticos y firmas electrónicos en el sistema público, sin embargo, la necesidad de reactivar e impulsar el desarrollo de nuestro país, motivó a nuestros asambleístas a incorporar en la Ley Orgánica de Apoyo Humanitario la Disposición Transitoria Décimo Segunda, que obliga a todas las entidades del sector público y sistema financiero, a organizar e implementar el uso de mecanismos tecnológicos para todos sus trámites. Además, otorgó un plazo para que el Consejo de la Judicatura dicte el reglamento que determine los actos, contratos y diligencias a través del uso de medios electrónicos y telemáticos, cuyas solemnidades, formalidades y manifestación de la voluntad se les otorgará plena validez jurídica, así como la misma eficacia que la comparecencia física de la persona y serán aceptados como prueba plena en juicios.
Sin duda este fue el punto de partida para que las discusiones inoficiosas acaben y se inicie el trabajo de implementación y capacitación del sector público en esta nueva era digital en la cual esperamos mantenernos y avanzar al ritmo que impondrá la era de la post-pandemia.
El Consejo de la Judicatura, a través de su Resolución 075-2020, definió los siguientes actos notariales del artículo 18 de la Ley Notarial que se podrán realizar de manera electrónica:
- La protocolización de instrumentos públicos y privados
- La certificación electrónica de documentos materializados y desmaterializados
- La inscripción de contratos de arrendamiento
- Razones y marginaciones de documentos públicos y privados
- Requerimientos notariales para declarar en mora a los deudores
- Las promesas de contratos
- La constitución de compañías, asociaciones, consorcios en materia de contratación pública.
En esta resolución se señala que los actos notariales realizados a través de medios electrónicos tendrán plena validez jurídica.
Los notarios públicos usarán la plataforma del Sistema de Actos Notariales y Registrales (SANYR), desarrollada por la Dirección Nacional de Registros Públicos (DINARDAP) para trabajar en línea con las bases de datos de identidad, tributarios, catastrales y registrales de todo el país, para lo cual han sido ya capacitados los notarios y funcionarios públicos que usan este sistema.
La pandemia ha obligado a trabajar ágilmente a nuestro sistema público para implementar cambios que de otra forma no se hubieran logrado, el uso de medios telemáticos y firmas digitales tan anhelados llegaron al Ecuador para quedarse. Sin embargo, hace falta mayor decisión política para tecnificar, automatizar y recortar los procesos y procedimiento administrativos, para que verdaderamente sean un aporte definitivo al cambio de nuestro sistema, ya que no solo se requiere cargar a las plataformas digitales actuales de nuestras instituciones públicas las largas listas de documentos para cumplir con los trámites burocráticos que han caracterizado a nuestro país; sino que se requiere además, estandarizar los formatos, tanto de los documentos que emita el sector público, como de los contratos básicos que se utiliza masivamente.
Esperamos que a través del sistema SANYR los funcionarios puedan consultar de manera ágil en línea, la información e insumos necesarios para cada trámite y se evite de esta forma alargar los procesos pidiendo una cantidad de habilitantes innecesarios a los usuarios. Las plataformas digitales bien controladas podrían no solo agilitar los trámites, sino evitar actos de corrupción, logrando con esto hacer del Ecuador un destino importante y atractivo para la tan necesaria Inversión nacional y extranjera.
